Bandung Barat — Transformasi digital pelayanan publik di tingkat desa tidak hanya membutuhkan teknologi yang dapat bekerja, tetapi juga inovasi yang dapat dipahami, diterima, dan dilanjutkan oleh organisasi serta masyarakat sebagai penggunanya.
Gagasan tersebut menjadi salah satu dasar pengembangan Pelayanan Administrasi Digital Kayuambon (PANDAN) 2.0 di Desa Kayuambon, Kecamatan Lembang, Kabupaten Bandung Barat.
PANDAN merupakan inovasi pelayanan administrasi persuratan desa yang dirancang untuk membantu proses pengajuan, pengelolaan data, pembuatan dokumen, pemantauan pelayanan, hingga pencatatan administrasi secara lebih terstruktur dengan memanfaatkan teknologi digital.
PANDAN 2.0 dikembangkan oleh Najwa Saira Permana, mahasiswa Program Studi Sarjana Terapan Administrasi Pembangunan Negara (APN), Politeknik STIA LAN Bandung, sebagai bagian dari Tugas Akhir Non-Skripsi.
Pengembangan ini merupakan kelanjutan dari PANDAN 1.0 yang sebelumnya telah diperkenalkan di Desa Kayuambon. Pengalaman implementasi awal tersebut memberikan pembelajaran bahwa keberadaan sebuah inovasi digital belum dengan sendirinya menjamin keberlanjutan penggunaannya.
Pergantian operator, proses transfer pengetahuan, pengelolaan data, hingga kebutuhan masyarakat yang beragam menjadi sejumlah aspek yang kemudian diperhatikan dalam pengembangan PANDAN 2.0.
“Dari pengalaman PANDAN 1.0, saya melihat bahwa tantangannya bukan hanya bagaimana membuat inovasi pelayanan yang dapat digunakan. Tetapi bagaimana inovasi tersebut dapat dipahami dan digunakan oleh pengguna, dapat berkelanjutan meskipun terjadi pergantian SDM, serta tetap relevan dengan kebutuhan pelayanan masyarakat,” ujar Najwa.
Berangkat dari Perspektif Pelayanan Publik
Sebagai Tugas Akhir pada program studi Administrasi Pembangunan Negara, pengembangan PANDAN 2.0 tidak hanya melihat digitalisasi dari sisi teknologi. Pelayanan publik menjadi salah satu perspektif utama dalam melihat bagaimana inovasi dapat mendukung pelayanan administrasi yang lebih transparan, akuntabel, sederhana, tepat waktu, dan tetap dapat diakses oleh masyarakat dengan kondisi yang beragam.
Pengembangan dilakukan menggunakan pendekatan Design Thinking, sehingga kondisi dan kebutuhan aparatur desa serta masyarakat terlebih dahulu dipahami sebelum solusi dikembangkan.
Dari sisi aparatur, perhatian diberikan pada kemudahan pengoperasian, pengelolaan data, pencatatan pelayanan, dan keberlanjutan operasional ketika terjadi pergantian petugas. Dari sisi masyarakat, pengembangan memperhatikan kemudahan memperoleh informasi, fleksibilitas akses, serta kejelasan proses pelayanan.
Karena itu, PANDAN 2.0 tidak dirancang untuk menggantikan seluruh pelayanan menjadi serba digital. Pelayanan tetap dapat dilakukan melalui beberapa jalur, baik secara mandiri melalui kanal digital, melalui bantuan aparatur, maupun secara langsung di kantor desa.
Pendekatan tersebut menjadi penting agar transformasi digital tidak justru menciptakan kesenjangan baru bagi masyarakat yang memiliki kemampuan dan akses teknologi yang berbeda.
Mendorong Inovasi agar Tidak Berhenti Ketika Inovator Pergi
Salah satu perhatian dalam pengembangan PANDAN 2.0 adalah keberlanjutan inovasi. Sebuah inovasi pelayanan tidak cukup hanya diperkenalkan, tetapi juga perlu melewati proses penerimaan, pembelajaran, pengalihan pengetahuan, dan adopsi agar dapat terus digunakan oleh organisasi dan tidak bergantung pada inovatornya.
Karena itu, pengembangan PANDAN 2.0 turut mempertimbangkan dokumentasi operasional, pelatihan aparatur, pengalihan pengelolaan sistem kepada institusi desa, serta sosialisasi kepada masyarakat.
“Keberlanjutan inovasi menjadi salah satu pembelajaran penting. Inovasi pelayanan publik akan sulit bertahan apabila pengetahuan mengenai cara menjalankannya hanya dimiliki oleh inovator. Karena itu, transfer pengetahuan dan kesiapan organisasi perlu dipikirkan sejak proses pengembangan,” jelas Najwa.
Proses pengembangan PANDAN 2.0 dilakukan bersama Pemerintah Desa Kayuambon, Kecamatan Lembang, sebagai pengguna dan penerima manfaat inovasi. Dalam proses validasi dan penyempurnaan, pengembangan juga memperoleh masukan dari tim expert eMind by The Local Enablers, khususnya dalam perspektif Design Thinking dan pengembangan inovasi berbasis kebutuhan pengguna.
Pengembangan Tugas Akhir ini berada di bawah bimbingan Dr. Siti Widharetno Mursalim, S.IP., M.Si. Selanjutnya, hasil penelitian dan pengembangan dipertanggungjawabkan dalam sidang Tugas Akhir dengan Cintantya Andhita Dara Kirana, S.AP., M.AP. sebagai Penguji I dan Sri Suryani, S.Kom., M.Kom. sebagai Penguji II.
Masukan dari pihak desa, tim expert, pembimbing, dan penguji menjadi bagian dari proses penyempurnaan hasil pengembangan sebelum PANDAN 2.0 diarahkan menuju tahap implementasi.
Menuju Keberlanjutan Pelayanan Digital Desa
PANDAN 2.0 selanjutnya diarahkan untuk melalui proses finalisasi, dokumentasi, transfer pengelolaan, pelatihan aparatur, serta sosialisasi kepada masyarakat sebelum digunakan secara lebih luas.
Melalui pengembangan ini, digitalisasi pelayanan di Desa Kayuambon diharapkan tidak berhenti pada hadirnya sebuah sistem baru. Lebih jauh, PANDAN 2.0 menjadi bagian dari pembelajaran mengenai pentingnya mempertemukan teknologi, kebutuhan pengguna, pelayanan publik, proses adopsi inovasi, dan kapasitas organisasi dalam mendorong transformasi digital di tingkat desa.
“Transformasi digital bukan sekadar memindahkan pelayanan ke media digital. Yang lebih penting adalah bagaimana inovasi tersebut dapat digunakan dalam proses pelayanan, diterima oleh penggunanya, dan memiliki peluang untuk terus dijalankan oleh organisasi,” pungkas Najwa.
